Як в excel зробити список, що випадає

В Excel користувачам часто доводиться оперувати великими обсягами однотипної інформації. Дати народження, імена, товари, розмір заробітної плати - якщо в документ потрібно постійно вставляти однакові відомості, то краще заздалегідь сформувати їх у єдиний каталог.

Розібравшись, як в Excel зробити випадаючий список, ви автоматизуєте процес введення інформації, що призведе до помітної економії витраченого часу. Крім того, це допоможе вам візуально зменшити число заповнених рядків, що позначиться на зручності роботи з файлом.

Створення меню, що розкривається

В Excel за створення переліку відповідає інструмент «Перевірка даних». Сам процес формування каталогу займає трохи часу-тривалість процедури залежить від кількості фактів, які потрібно закріпити.

1. Введіть в стовпчик всі назви, які необхідно подати в переліку. Напишіть їх поза зоною основної роботи.
2. Виберіть стовпці, в яких буде закріплений створений реєстр. Припустимо, в стовпці A будуть назви футбольних команд, а в стовпці B - чемпіонати країн, де ці клуби виступають.
3. Виділіть рядок, в якій потрібно розмістити меню. Перейдіть на вкладку «Дані» і виберіть функцію «Перевірка».

З`явиться віконце «Перевірка значень». Тут ви будете налаштовувати параметри відображення. Для мінімальної настройки виконайте дві дії:

1. Вкажіть тип даних «Список».
2. У рядку «Джерело» задайте область, відомості з якої будуть закріплені в спадному меню.

Область задається кількома способами: ручним вписуванням через кому, прописування словами (цифрами). Я користуюся найпростішим способом: кликаю по кнопці зі стрілкою і виділяю мишкою потрібні елементи. Потім необхідно клікнути на кнопку повернення до вікна настройки - рядок «Джерела» виявиться заповненою.

Мінімальна настройка завершена, реєстр сформований. Натисніть «Ок», щоб подивитися на результати роботи. Якщо з`явилися прогалини, їх можна швидко прибрати з таблиці. Важливо не видаляти стовпець з закріпленими найменуваннями. Саме тому в першому пункті інструкції було уточнення, що потрібно створювати його поза зоною основної роботи.

Ви створили один табель, але в табличці може бути багато рядків, так що каталог потрібно скопіювати. Робиться це простим розтягуванням:

1. Клацніть по комірці з випадає меню. У правому нижньому кутку з`явиться невеликий квадрат.
2. Натисніть лівою кнопкою на квадратик. Утримуючи кнопку, розтягніть клітинку на необхідну кількість рядків вниз. Всі потрапили в цей стовпець осередки будуть заповнені випадають меню.

Табличка заповнена потрібними відомостями, однак при бажанні можна налаштувати параметри відображення переліку, додавши назву і підказки.

Зміна та видалення

Щоб видалити перелік, запустіть інструмент «Перевірка даних» та поставте тип «Будь-яке значення».

Щоб стерти список з одного осередку, виділіть її та натисніть Delete на клавіатурі.

Для редагування значень, доступних в випадаючому меню, або скасувати «Джерела». Задайте нову область і збережіть зміни. Після поновлення зміст каталогу буде змінено відповідно до обраних вами діапазоном.

Налаштування відображення

Якщо вам не подобається, що вміст каталогу написано на аркуші, де розміщена основна таблиця, то можна перенести її на інший аркуш.

1. Відкрийте Лист 2 і пропишіть в стовпчик потрібні відомості.
2. Виділіть область з введеними даними. Перейдіть до вкладки «Формули», виберіть інструмент «Присвоїти ім`я».
3. Впишіть назву і натисніть «ОК».

При формуванні перерахування в «Джерелі» задайте ім`я області, яке ви прописали на другому аркуші (не забудьте додати знак =). Після такого налаштування відомості будуть розташовуватися на одному аркуші, а список з ними відображатися на іншому.

Можна зробити ще складніше - ввести дані в одному файлі, а каталог додати в окремий документ. Для зручності краще покласти обидві книги в одну папку, але це не обов`язкова умова:

1. Пройдіть «Дані - Перевірка».
2. У «Джерелі» пропишіть конструкцію типу = ДВССИЛ ( "[Футбол.xls] Країни! $ A $ 2: $ A $ 11").

Пройдемося по синтаксису: = ДВССИЛ - це функція, яка перетворює текстовий рядок на адресу. Футбол.xls - це ім`я файлу, на який ви посилаєтеся, воно полягає в квадратні дужки. Якщо в імені є прогалини, його потрібно додатково укласти в апострофи. Знак оклику розділяє назву листа і відображається в списку діапазон.

Якщо файл знаходиться в іншій папці, то пропишіть до нього повний шлях - припустимо, = ДВССИЛ ( " `C: TEMP [Футбол.xls] Країни! $ A $ 2: $ A $ 11"). Мінус цієї системи в тому, що вона працює тільки в тому випадку, якщо обидві книги відкриті одночасно, інакше посилання не діють.

Створення підказок і зняття обмежень

Якщо з таблицею буде працювати інша людина, то залиште для нього підказки, які допоможуть розібратися з каталогом.

1. Запустіть функцію «Перевірка даних».
2. Відкрийте вкладку «Повідомлення для введення».
3. Напишіть, яке повідомлення показувати при виборі комірки.

Є ще одна вкладка, що дозволяє налаштувати повідомлення про помилку. Так як список обмежує користувача у правах (за замовчуванням можна вводити нові значення), то при спробі вписати інформацію з`явиться помилка.

Щоб вписувати в готовий список нові відомості, відкрийте розділ «Повідомлення про помилку» і в полі «Вид» виберіть опцію «Попередження».

Тепер при спробі ввести значення вручну буде вискакувати попередження, але якщо ви натиснете "Так", то обмеження буде знято.

Це лише основні відомості про випадаючому списку в Excel і спосіб його формування. Використовуючи макроси і інші інструменти, можна створювати куди крутіші речі - наприклад, давати можливість користувачам робити мультівибор. Найменування, які людина буде вибирати, можуть додаватися в рядок по горизонталі або в стовпець по вертикалі.